По данным отделения ПФР по Челябинской области более 1 млн. 132 тыс. южноуральцев определись со способом ведения трудовой книжки. Напомним, что в течение 2020 года всем жителям России было предложено выбрать формат для «трудовой» – работающие граждане могли оставить себе только электронный документ или сохранить традиционную бумажную трудовую книжку.
О том, кто может изменить свое решение, что делать с бумажной трудовой книжкой, выданной на руки, и что хранится в электронной версии привычного документа, рассказала начальник отдела организации персонифицированного учета и хранения документов регионального отделения ПФР Екатерина Витальевна Даниленко.
В прошлом году гражданам было предложено выбрать формат ведения трудовой книжки. Какие предпочтения у южноуральцев: сколько выбрало электронный и бумажный формат «трудовой»?
На сегодняшний день отчетность с начала 2020 года представлена 70 тыс. работодателями области на 1 млн. 602 тыс. работников. Это те, у кого в прошлом году были какие-либо кадровые изменения или те, кто выбрал формат ведения трудовой книжки.
В целом вариант дальнейшего ведения трудовой книжки выбрали 1 млн. 132 тыс. работников, из них 1 млн. остановили свой выбор на бумажном варианте документа и 132 тыс. выбрали способ ведения сведений в электронном виде.
Могут ли эти граждане изменить свое решение? Если «да», так как это сделать?
Все, кто когда-то хотели сохранить трудовую книжку в бумажном формате, имеют право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о переходе на электронный формат. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Граждане, которые выбрали электронный формат, вернуться к бумажному уже не смогут.
Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
А если работник выбирает бумажную трудовую книжку, работодатель одновременно заполняет электронный и бумажный документ. При дальнейшем трудоустройстве за работником сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки, а также при желании, в дальнейшем работник может отказаться от бумажной в пользу электронной трудовой книжки.
Гражданам следует хранить бумажную трудовую книжку, которую они получили на руки или эти сведения уже есть в ПФР?
Бумажную трудовую книжку необходимо хранить, так как она является официальным документом, подтверждающим сведения о трудовой деятельности до 2020 года. В ПФР сейчас есть только те данные, которые работодатель передал с 1 января 2020 года.
В дальнейшем предполагается возможность перевести все сведения, содержащиеся в трудовой книжке, в электронный вид. Это позволит людям, получившим трудовую книжку на руки, не беспокоиться о её сохранности.
С 2021 года электронная книжка обязательна для всех граждан, кто устроился на работу впервые. Как создается этот электронный документ работодателем, что в итоге отдают человеку при увольнении?
Действительно, для тех граждан, кто впервые устроился на работу в 2021 году, ведение трудовой книжки возможно только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки для них не оформляются.
Электронный документ работодателем формируется в программах кадровой и бухгалтерской отчетности или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
При увольнении работника, работодатель обязан в день прекращения трудового договора предоставить работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумажном носителе (заверенные) или в форме электронного документа (подписанного электронной подписью). Если работник не получил данные сведения, то они будут отправлены по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Всю информацию из электронной трудовой можно получить дистанционно, какими сервисами для этого необходимо воспользоваться?
Гражданам предложено несколько способов получения сведений, из электронной трудовой книжки: у работодателя, в клиентских службах Пенсионного фонда (прием граждан только по предварительной записи), в МФЦ. Удобнее всего это сделать дистанционно через Личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг.
Как часто работодатель передает в ПФР сведения о кадровых изменениях сотрудников? Какие данные хранит в себе электронная трудовая?
В случаях приема на работу и увольнения работника, работодатель обязан представить сведения не позднее одного рабочего дня после издания соответствующего приказа (распоряжения).
А в случаях перевода на другую должность и подачи заявления о выборе электронной трудовой – срок передачи данных не позднее 15-го числа месяца следующего месяца.
Обращаем особое внимание, что электронная трудовая на сегодняшний день хранит в себе сведения о работе с января 2020.
Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?
Если работник, получив данные своей электронной трудовой книжки, обнаружил ошибку, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Руководитель обязан исправить или дополнить сведения и направить их в ПФР. Эти положения внесены в Трудовой кодекс. Конечно, если ошибку нашел сам работодатель, он тоже должен ее исправить. Правилами заполнения формы сведений предусмотрен механизм внесения изменений в сведения, которые ранее были представлены.
Какие преимущества есть у электронной трудовой книжки?
Во-первых, это удобный и быстрый доступ для работников к информации о своей трудовой деятельности. Это поможет минимизировать ошибки и неточности и недостоверные сведения. Во-вторых, получение сведений в электронном виде дает дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства. Третье. У работодателей снижается нагрузка и издержки на ведение и хранение бумажных трудовых книжек работников. В дальнейшем предполагается, что полученные от работодателей сведения о трудовой деятельности будут использоваться ведомством для оказания гражданам государственных услуг без запроса этого документа у гражданина.
В помощь гражданам и страхователям на официальном сайте Пенсионного фонда открыт раздел, посвященный электронной трудовой книжке.
В нем содержится подробная информация для граждан и работодателей, в том числе перечень электронных сервисов, законодательство, документы для скачивания (формы отчетности, порядок заполнения, разъяснения и др.), информация о службе технической поддержки.
